50 cara cerdas menggunakan waktu

Beberapa hari yang lalu saya membaca e-book dari arief maulana, isinya mengenai strategi mengekfektifkan waktu untuk meningkatkan produktivitas. Menurut saya isinya sangat bagus, maka dari itu saya ingin membagikannya pada sobat blogger sekalian.

Berikut ini cara cerdas menggunhakan waktu :

1. Waktu adalah penyeimbang yang luar biasa. Tak peduli siapa Anda,
   berapa uang yang Anda punya, atau dimana Anda hidup di muka
   bumi ini, kita semua memiliki waktu 24 jam yang sama dalam 1 hari.
   Waktu anda adalah sumber yang sangat berharga. Jangan pernah

   sia-siakan waktu.

2. Benda-benda yang berserakan di rumah dapat memperlambat
   langkah Anda dengan cara mengalihkan perhatian dari apa yang
   sebenarnya ingin Anda lakukan. Untuk mengontrolnya, bersihkan,
   dan tata rapi semua benda-benda setiap kali Anda selesai melakukan
   suatu pekerjaan.
3. Apakah Anda seringkali merasa khawatir dengan apa yang belum
   Anda lakukan? Jangan membuang-buang waktu dengan selalu

   merasa gelisah memikirkan berapa banyak waktu yang akan Anda

   habiskan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Merasa gelisah
   akan membuat Anda merasa tidak nyaman dan hanya menghabiskan
   energi saja. Pilih satu pekerjaan yang membutuhkan banyak
   pergerakan, selesaikan dan beri penghargaan atas usaha Anda.
   Menyelesaikan sesuatu dan kemudian mendapat penghargaan, akan
   membuat Anda merasa lebih baik.
4. Apakah Anda selalu tiba di kantor setiap pagi dengan merasa lelah
   karena harus banyak melakukan persiapan sebelum meninggalkan
   rumah? Siapkan keberangkatan Anda pada malam hari sebelumnya.
   Taruhlah jaket, kopor, kunci mobil di dekat pintu dengan posisi siap
   dibawa. Aktifkan alarm Anda 15 menit lebih awal. Dengan demikian,
   Anda akan memulai hari Anda dengan lebih baik.
5. Jika Anda tidak ingin melupakan tugas-tugas yang harus Anda
   lakukan di beberapa hari mendatang, maka tulislah di dalam buku
   catatan / agenda. Jangan hanya mengingatnya di kepala. Setelah
   menulisnya, Anda bisa melupakannya. Sekarang, Anda bisa
   konsentrasi untuk pekerjaan lain yang lebih penting.
6. Apa pemandangan yang terlihat dari meja kerja Anda? Tembok
   kosong? Halaman luar? Ataukah orang-orang yang mondar-mandir?
   Pemandangan    dalam    ruang   kerja   Anda    adalah  penting.
   Pemandangan tersebut haruslah kondusif untuk bekerja dan bukan
   yang dapat mengganggu kinerja Anda. Jika Anda harus memandang
   tembok yang kosong dan terasa kering, tidakkah lebih baik
   menggantinya dengan foto yang lebih besar atau pemandangan yang
menyejukkan? Selalu usahakan untuk mencari pemandangan yang
sesuai dengan ruang kerja Anda.
7.  Berapa harga dari 1 jam Anda? Jika Anda memiliki gaji tahunan,
    pernahkan Anda menghitung upah per jam Anda? Pernahkah terpikir
    untuk membayar orang lain dengan lebih murah dibandingkan
    dengan upah Anda untuk pekerjaan yang kurang Anda sukai?
    Dengan cara ini Anda akan memiliki banyak waktu untuk
    mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang memberi bayaran lebih
    kepada Anda.
8.  Jika Anda menghabiskan 10 menit setiap hari hanya untuk mencari
    barang-barang yang lupa dimana menaruhnya, maka Anda
    membuang lebih dari 60 jam setiap tahun. Mulai sekarang, rapikan
    barang-barang Anda di tempat yang mudah terjangkau.
9.  Agar selalu merasa lebih segar dan mencegah stres, Anda perlu
    melakukan senam setiap hari. Jika Anda melakukan dengan teman,
    maka itu akan lebih baik. Stress dan badan yang tidak segar hanya
    akan menghambat pekerjaan dan membuang banyak waktu Anda.
10. Catat daftar reward (penghargaan/hadiah) yang Anda inginkan
    dalam buku catatan. Tuliskan semua. Jadi ketika suatu saat Anda
    menginginkan memberi suatu penghargaan untuk diri sendiri, Anda
    hanya perlu membuka buku catatan untuk melihat daftar reward
    yang Anda inginkan.
11. Apakah Anda pernah berpikir untuk melakukan sesuatu yang

    bermanfaat untuk mengisi waktu yang tercuri dari Anda? Jika Anda

    mengetahui bahwa Anda akan menunggu ketika janjian dengan

    seseorang, atau makan siang Anda akan ditunda setengah jam lagi,

    atau teman yang menjemput Anda terlambat karena macet, dsb.

    Maka Anda perlu menggunakan waktu tsb untuk membaca buku,
    menulis rencana dalam buku kecil Anda, atau pekerjaan kecil lainnya
    yang bermanfaat. Selalu siapkan di kopor Anda sesuatu yang bisa
    dikerjakan untuk mengisi waktu-waktu yang tercuri tersebut.
12. Suatu ketika Anda merasa sangat lelah dan tertekan, cobalah teknik
    relaksasi ini : sisihkan waktu untuk melihat dan mengamati suatu
    benda (batang pohon, bentuk awan, dll). Tarik nafas dalam-dalam
    dengan perlahan dan lepaskan. Teruskan sambil mengamati obyek
    tersebut. Setelah 15 – 20 menit, Anda akan merasa sedikit lebih
    nyaman.
13. Pernahkah Anda mengalami apa yang dinamakan sebagai
    ”Penghalang Penulis”? Penghalang kreativitas adalah penyia-nyiaan
    waktu yang luar biasa, dan bahkan sangat melelahkan secara
    emosional. Suatu saat ketika Anda mengalami kemacetan dalam
    menulis, cobalah teknik pembuka jalan ini. Tulislah sebuah surat
    kepada seseorang teman. ”Halo Jhon...”, Anda mungkin bisa
    memulainya dengan kata-kata ini. Kemudian teruskan menulis
    pidato, ”Saya harus menulis suatu naskah pidato untuk pertemuan
    pemegang saham tahunan dan saya tidak memiliki ide yang jelas
    untuk memulai dari mana. Kami mengalami tahun yang berat....”.
    teruskan menulis kepada Jhon, dan pidato Anda akan selesai dengan
    sendirinya.
14. Jika Anda tidak memiliki seseorang yang diberi mandat (atau
    seseorang yang bisa dipercaya), atau Anda adalah orang yang diberi
    mandat oleh seseorang untuk melakukan tugas-tugasnya, maka
    Anda harus menjaga jalur komunikasi agar tetap terbuka. Tanyakan
    kepada atasan Anda, mana tugas yang harus dikerjakan lebih
    dahulu. Meskipun Anda memiliki banyak pekerjaan untuk dikerjakan,
    Anda akan memenangkan hati atasan jika Anda fokus pada apa yang
    dia prioritaskan.
15. Kosongkan keranjang sampah Anda setidaknya sekali sehari. Ingat,
    keranjang sampah bukan tempat menyimpan benda.
16. Apakah Anda memiliki kesulitan berkonsentrasi? Atau Anda
    membutuhkan waktu 2 jam untuk mengerjakan pekerjaan / tugas
    yang sebenarnya bisa dikerjakan dalam waktu 45 menit hanya
    karena tidak bisa berkonsentrasi? Kemampuan berkonsentrasi bisa

    dipelajari dan ditingkatkan dengan banyak latihan. Misalnya,

    membaca dan memahami data statistik dalam laporan teknis yang
    rumit selama 30 menit. Berhentilah selama 10 menit, lalu fokuslah
    kembali pada apa yang Anda baca. Lakukan ini secara rutin niscaya
    kemampuan konsentrasi Anda akan meningkat.
17. Jika Anda mengalokasikan waktu untuk melakukan pekerjaan untuk
    diri sendiri, buatlah prioritas dalam pekerjaan Anda. Jangan sampai
    perhatian Anda teralihkan kepada sesuatu yang lain. Teman saya
    yang terus bekerja sambil mengasuh anak-anaknya yang masih kecil
    mengatakan bahwa ia selalu mendahulukan pekerjaan yang menjadi
    ”prioritas utama” pada setiap harinya. Dia merasa bisa bekerja
    dengan maksimal, ketika anak-anaknya tidur siang dan ketika dia
    menghindar dari pekerjaan-pekerjaan lain yang prioritasnya lebih
    rendah pada hari itu.
18. Ketika seorang teman meminta Anda membantunya, sementara
    Anda merasa tidak memiliki waktu untuk membantunya, sebaiknya
    jangan mengatakan ”YA” kemudian melupakannya. Tetapi katakan,
    ”Saya perlu waktu 24 jam untuk memikirkannya, nanti saya
    hubungi.” Ketika Anda menghubungi dia untuk mengatakan ”TIDAK”,
    usahakan memberitahukan teman lain yang mungkin bisa
    membantunya. Usahakan menolak dengan sopan supaya dia tidak
    sakit hati.
19. Anda harus bisa memaksimalkan kerugian Anda dengan cara
    memotong waktu penngerjaan tugas-tugas yang tidak produktif /
    menguntungkan. Ketika Anda merasa telah bekerja sangat keras,
    membangun hubungan, meyakinkan pelanggan, dsb. namun hasilnya
    terlihat tidak menguntungkan, maka berhentilah. Ini saatnya
    mengubah arah. Akan lebih bijaksana, jika Anda menggunakan
    energi dan waktu untuk melakukan tugas atau pekerjaan lain yang
    lebih besar. Jangan lupa menentukan batas waktu penyelesaian
    tugas / pekerjaan tsb.
20. Jika Anda merasa selalu sangat sibuk setiap harinya, maka
    rancanakan untuk memberi diri Anda waktu 2 hari penuh untuk
    berlibur sebagai reward atas usaha Anda selama ini. Lihat kalender
    dan temukan hari libur yang sangat longgar bagi Anda. Lingkari
    tanggalnya, sehingga kalender menjadi pengingat visual Anda. Pada
    2 hari libur itu, bangunlah di pagi hari dan lakukan apapun untuk
    menyenangkan Anda.
21. Ini cara untuk merencanakan hari Anda, baik itu di pagi hari atau di
    malam hari sebelumny. (1) di selembar kertas tuliskan jadwal
    pertemuan yang sudah ditulis di kalender saku Anda; (2) lihat daftar
    di buku catatan Anda, dan daftar tugas penting yang harus
    dikerjakan hari ini; (3) tambahkan ± 15 menit untuk istirahat demi
    menyeimbangkan hidup Anda.
22. Belajarlah berbicara dan menulis secara jelas dan padat. Baca buku,
    ikut kursus, dan sampaikan pendapat Anda sesederhana mungkin.
    Jika seseorang meminta Anda 1000 kata, jangan memberi dia 1200
    kata. Jika Anda diminta untuk berbicara 30 menit, jangan berbicara
    40 menit. Terlalu banyak kata dapat membuang waktu Anda dan
    orang lain sia-sia.
23. Apakah daftar ”LIST TO DO” harian Anda dipenuhi dengan banyak
    sekali pekerjaan yang harus diselesaikan? Jangan ragu untuk
    menentukan prioritasnya. Pilih maksimal 3 tugas penting yang
    memungkinkan untuk Anda kerjakan setiap harinya. Ingat seorang
    manajer yang sangat efektif hanya memilih 3 tugas yang menjadi
    prioritas utama setiap harinya. Ketika mereka selalu bisa
    menyelesaikan setiap tugas yang ada dalam daftar ”LIST TO DO”
    harian mereka, semangat mereka akan semakin bertambah.
24. Apakah Anda pernah berpikir untuk menulis daftar pekerjaan yang
    tidak harus dilakukan? Daftar ini meliputi pekerjaan yang dapat Anda
    delegasikan kepada orang lain, tugas / pekerjaan yang dilakukan
    hanya untuk menyenangkan orang lain, dan pekerjaan yang hasilnya
    sangat sedikit atau tidak berarti. Untuk mengetahui apakah suatu
    tugas / pekerjaan itu penting atau tidak, tanyakan pada diri sendiri,
    ”Apa akibat terburuk jika saya tidak melakukan pekerjaan itu?” jika
    jawabannya ”tidak ada” atau ”tidak banyak”, maka jangan lakukan
    pekerjaan itu.
25. Ketika berbicara dengan seorang teman atau kolega, apakah Anda
    pernah berpikir, ”Apa lagi ya, yang perlu saya bicarakan dengan
    dia?” Jika memang Anda berencana mengontak orang secara
    berkala, buatlah daftar topik bahasan yang perlu dibicarakan dengan
    orang tersebut dalam buku catatan. Ketika saat ini Anda memikirkan
    sesuatu yang perlu dibicarakan dengan diam tuliskanlah dalam buku
    catatan Anda, jangan hanya menyimpannya di kepala.
26. Apakah Anda merasa memiliki terlalu banyak tugas untuk
    dikerjakan? Setiap tugas kelihatan seperti sangat mendesak untuk
    dilakukan? Dan Anda tidak tahu darimana memulainya? Untuk
    mengatasinya, pilih pekerjaan yang memberikan banyak kepuasan
    bagi diri Anda. Pertimbangkan antara tugas satu dengan dengan
    tugas lain dan tanyakan pada diri sendiri, ”Apa yang saya rasakan di
    penghujung hari setelah menyelesaikan tugas ini?
27. Apakah Anda pernah mencoba sesuatu yang baru (hobi, olahraga
    atau pelajaran) tetapi kemudian segera mengabaikannya karena
    Anda tidak punya banyak waktu lagi? Sebelum memulai suatu hobi
    atau sesuatu yang baru, cobalah untuk mengeliminasi satu hobi atau
    sesuatu yang lama, mungkin sesuatu yang tidak Anda sukai. Akan
    lebih baik jika Anda dapat mengurangi 2 macam hobi.
28. Jika Anda membeli perlengkapan rumah dan kantor secara borongan
    atau dalam jumlah yang banyak, maka Anda akan dapat menghemat
    uang dan waktu belanja. Bahkan tidak jarang jika Anda membeli
    dalam jumlah tertentu, Anda akan mencapat hadiah atau diskon.
29. Hal terburuk dari menunda-nunda pekerjaan adalah pekerjaan
    tersebut akan terus membesar dan semakin menumpuk, apalagi jika
    Anda terus-menerus malas mengerjakannya. Oleh karena itu,
    banyak orang akan berkata pada Anda, ”Mengapa lambat sekali, ini
    bukan pekerjaan yang membutuhkan banyak waktu untuk
    menyelesaikannya.” karena itu, hindari menunda-nunda pekerjaan,
    sekalipun pekerjaan itu kelihatan kecil dan remeh.
30. Cobalah sisihkan waktu untuk membaca puisi. Puisi-puisi yang bagus
    dapat menumbuhkan keberanian, semangat, dan memperkaya jiwa.
31. Jangan berkeringat hanya karena Anda melakukan hal-hal kecil. Jika
    Anda menggunakan waktu hanya untuk melakukan hal-hal remeh,
    Anda tidak akan pernah menyelesaikan apa pun. Pilih tugas atau
    pekerjaan besar dengan hasil besar. Simpan energi dan waktu Anda
    untuk melakukan sesuatu yang penting.
32. Rasa bersalah adalah musuh besar dalam menghemat waktu. Jangan
    menyia-nyiakan waktu dengan terus menerus menyalahkan diri
    sendiri. Apa yang telah terjadi biarlah terjadi. Camkan bahwa yang
    penting bukan pada kesalahan Anda tetapi bagaimana Anda bisa
    belajar dari kesalahan tersebut dan bagaimana Anda bisa bangkit
    dari keterpurukan.
33. Apakah Anda meluangkan cukup waktu untuk mempelajari
    kesalahan-kesalahan Anda? Setelah melakukan beberapa aktivitas
    penting, buatlah beberapa catatan. Pertama, daftar apa saja yang
    telah Anda lakukan dengan baik. Kedua, catat bagian mana yang
    harus Anda lakukan secara berbeda lain waktu. Jangan hanya
    memfokuskan diri pada kesalahan-kesalahan Anda.
34. Ketika Anda meninggalkan pesan telepon untuk seseorang, ingat
    untuk menyertakan informasi tentang : siapa Anda, mengapa Anda
    menelepon/mencarinya, apa yang ingin Anda bicarakan, dan kapa
    dia bisa menghubungi Anda. Dengan meninggalkan informasi seperti
    ini, kesempatan Anda untuk segera dihubungi oleh orang yang Anda
    cari menjadi lebih besar. Anda juga dapat meminta orang yang
    mencari Anda untuk meninggalkan informasi yang sama jika dia
    mencari / meninggalkan pesan telepon untuk Anda. Dengan
    demikian Anda dapat menelepon balik dengan cepat.
35. Cobalah sisihkan waktu untuk membaca puisi. Puisi-puisi yang bagus
    dapat menumbuhkan keberanian, semangat, dan memperkaya jiwa.
36. Apakah Anda membenci menghabiskan waktu hanya untuk
    berbelanja? Dalam buku catatan Anda, tuliskan daftar dari ukuran
    baju atau barang-barang kesukaan teman atau orang-orang yang
    Anda cintai. Suatu saat ketika Anda menemui diskon belanja yang

    besar, Anda bisa menggunakan referensi dalam buku catatan

    tersebut untuk membeli sesuatu dan menyimpannya. Suatu saat,

    ketika Anda harus memberi mereka sebuah hadiah, Anda bisa
    memberi barang tersebut sebagai hadiah. Ada dua keuntungan
    disini; selain bisa menghemat waktu, Anda juga bisa menghemat
    uang!
37. Apakah rak buku Anda sudah sangat penuh? Berikan pada teman-
    teman dan orang-orang yang Anda cintai beberapa buku yang Anda
    sukai tetapi tidak akan Anda baca lagi. Atau pikirkan untuk
    mendonasikan beberapa buku untuk keperluan amal atau sekolah.
    Meskipun demikian, ada beberapa buku yang harus tetap dijaga dan
    disimpan seperti teman lama.
38. Jika Anda hanya memfokuskan pada pekerjaan yang menjadi
    prioritas utama pada setiap harinya, maka pekerjaan Anda akan
    berakhir lebih baik dan waktu Anda tidak akan terbuang percuma
    (biarkan pekerjaan kecil lain berlalu).
39. “Berhentilah ketika Anda sedang panas-panasnya”, begitu nasihat
    Earnest Hemmingway. Kapanpun Anda bekerja, berhentilah pada
    posisi poin ketika Anda dalam posisi keberhasilan atau ketika bagian
    pekerjaan Anda telah selesai. Jangan berhenti di tengah-tengah
    pekerjaan Anda. Tentunya meninggalkan suatu tugas, ketika tugas
    tersebut selesai dilaksanakan akan membuat Anda lebih rileks di
    keesokan hari diabndingkan dengan meninggalkan tugas yang
    setengah selesai.
40. Ketika Anda berkonsentrasi pada suatu pekerjaan, sementara Anda
    harus berhenti karena ada janji bertemu dengan seseorang, atau
    karena suatu perselaan penting lain, atau karena harus pulang,
    maka tuliskanlah untuk diri sendiri ”catatan tugas” yang harus Anda
    lakukan. Jangan membuang waktu sia-sia dengan memikirkan ”apa
    yang harus saya lakukan”, ketika Anda kembali melakukan
    tugas/pekerjaan Anda.
41. Jika Anda tidak punya banyak waktu untuk membaca surat kabar
    dari halaman satu ke halaman lain, maka baca saja judul-judul berita
    dan kalau memungkinkan, paragraf pertama untuk berita yang
    menarik perhatian Anda. Jika Anda menerima laporan bisnis yang
    panjang, Anda tidak perlu membaca keseluruhan laporan, cukup
    kalimat pertama di setiap paragraf. Dengan demikian, setidaknya
    Anda mendapatkan poin-poin dari laporan tersebut.
42. Untuk mendapatkan gaya hidup dan keterampilan yang ekselen,
    Anda harus bisa menggunakan waktu Anda untuk lebih banyak
    mengumpulkan pengalaman daripada benda-benda.
43. Anda harusnya dapat memilah kapan harus meminta bantuan dan
    kapan dirasa tidak perlu. Anda tidak selamanya selalu bisa
    menyelesaikan masalah dan menemukan jawabannya sendiri. Jika
    Anda merasa tidak mampu menyelesaikan kesulitan, hematlah waktu
    dengan memanggil seorang ahli.
44. Banyak orang membuang-buang waktu dengan terlalu banyak
    berbasa-basi. Teman saya, Jim, seseorang dengan penghasilan besar
    berkata,”Anda dapat menghemat waktu jika Anda memulai sesuatu
    pembicaraan dengan langsung mengatakan tentang apa yang Anda
    inginkan dari mitra bicara Anda.
45. Apakah Anda mengalami permasalahan dalam membuat suatu
    keputusan? Ingat keragu-raguan hanya membuang-buang waktu
    Anda. Ada beberapa trik untuk mengatasi hal ini. Pertama, dan yang
    paling bagus adalah membatasi pilihan-pilihan Anda. Tentunya akan
    lebih mudah dan tidak banyak membuang waktu untuk memilih,
    katakanlah, merah, dan biru, dibandingkan dengan harus memilih
    antara merah, biru, hijau, kuning, ungu, dan coklat. Kedua, daftar
    antara pro dan kontra untuk setiap pilihan. Pilih yang lebih banyak
    mengarah pada klasifikasi pro. Terakhir, tentukan jangka waktu dan
    pilih pilihan yang membutuhkan waktu paling efektif untuk
    mengerjakannya.
46. Apakah Anda memiliki setumpuk kartu nama teman / kolega bisnis di
    meja kerja Anda, dan Anda seringkali kesulitan mengingat situasi
    ketika Anda bertemu dengan orang yang namanya ada dalam kartu
    nama? Inilah strategi yang lebih baik untuk digunakan. Ketika ada
    seseorang yang memberi Anda kartu nama, segera setelah
    menerimanya tuliskan dibelakang kartu dimana dan kapan Anda
    bertemu dengan orang ini dan apa yang didiskusikan. Dengan
    demikian Anda akan dengan cepat dapat mengingat situasi dimana
    Anda bertemu dengan orang tersebut.
47. Jebakan waktu yang sering dialami oleh pemilik perusahaan kecil
    adalah selalu mengatakan ”ya” untuk melakukan bisnis tertentu,
    sementara dia tidak punya cukup waktu untuk melakukannya.
    Tentunya akan lebih bijak jika Anda mengambil nasi tidak melebihi
    kapasitas piring. Jika memang Anda tahu bahwa Anda tidak akan
    mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut, jangan ragu untuk
    mengatakan ”tidak”. Yakinlah dengan fokus pada suatu pekerjaan
    tertentu dan memuaskan pelanggan, Anda akan mendapatkan
    reputasi dan pekerjaan yang lebih baik.
48. Jika Anda terlibat dalam suatu kecelakaan apakah dokumen-
    dokumen penting seperti surat asuransi, nomor polisi, atau surat-
    surat kendaraan ada bersama Anda? Pastikan surat-surat tersebut
    ada dalam dompet Anda setiap kali Anda berkendara.
49. Menggunakan waktu untuk berlatih adalah penggunaan waktu yang
    tepat. Mempelajari teknik bermain piano, berpidato, atau progra
    komputer baru adalah hal yang sangat positif. Anda perlu
    mendisiplikan diri dengan berlatih dan terus berlatih untuk
    mendapatkan kemahiran. Ingat, perlombaan lari tidak dimenangkan
    oleh pelari yang dapat berlari dengan cepat, tetapi oleh mereka yang
    terus gigih berlari. Karena itu, teruslah berlatih.
50. Terkadang waktu melamun adalah waktu yang berkualitas. Teman
    saya, Chuck melamun ketika berjalan-jalan dengan anjingnya, dan
    saya melamun ketika fitness. Kadang kita perlu membiarkan pikiran
    kita mengembara ke jalan-jalan yang sudah kita kenal dan yang
    belum kita kenal. Ketika pikiran kita mengembara, kita seringkali
    menemukan jawaban dari suatu permasalahan yang sedang kita
    hadapi, menemukan ide-ide baru, atau konsep-konsep spiritualitas.

Demikian yang bisa saya share, semoga bermanfaat :)